Le liste non sono solo una moda o un nuovo tipo di comunicazione ma un’arte sempre più diffusa fra coloro che amano gestire con efficacia e rapidità la propria vita. Qualunque sia l’argomento le liste si rivelano uno strumento utile per aiutarci a pensare meglio e ad agire meglio. È facile capire, infatti, che le liste possono essere scritte per qualunque argomento riguardi l’organizzazione della la vostra vita lavorativa o della vostra vita privata.
Abbiamo già parlato del modo di scrivere una “to do list” per aumentare l’efficienza sul lavoro. Una lista di cose da fare aiuta a ricordare i nostri impegni ma anche a pianificarli con un ordine preciso.
Nella lista delle cose da fare non dovremmo inserire anche le cose da acquistare, infatti, così facendo si creerebbero delle liste troppo grandi ed ingestibili, costituite da elementi troppo diversi fra loro.
Per questo si può predisporre la lista delle cose da comprare che potremo facilmente chiamare con un veloce neologismo inglese “to buy list”.
Perché scrivere una lista di cose da comprare?
Scrivere una lista delle cose da comprare è utile per un gran numero di ragioni. Prima di tutto per ricordare l’elenco preciso delle cose di cui abbiamo bisogno per la casa, per l’ufficio o destinate ad un qualunque altro progetto.
Una altro importante motivo per cui è importante imparare a scrivere una lista di cose da compare è che questo aiuta a comprendere se davvero abbiamo bisogno o meno di quello che abbiamo in elenco.
Facciamo l’ipotesi di una lista destinata agli acquisti per il nostro ufficio. Tutti sappiamo bene che ogni imprenditore deve mirare al massimo profitto con il minimo della spesa. Non sempre tutto ciò che acquistiamo per il funzionamento del nostro ufficio è “strettamente indispensabile”.
Scrivere la lista delle cose da acquistare ci fornisce il tempo per “ragionare” con una certa distanza temporale se un prodotto è davvero utile o meno. Spesso quando mettiamo in elenco un determinato bene da acquistare siamo in parte trasportati dall’idea che quel prodotto risolverà tutti i nostri problemi. Con uno sguardo più distaccato alla nostra lista ci possiamo rendere conto invece che certi prodotti non sono così indispensabili per risolvere problemi.
Se riusciamo ad eliminare alcuni prodotti non indispensabili dalla nostra lista degli acquisti stiamo, in definitiva, facendo un risparmio.
Sappiamo benissimo che alcuni beni servono per rendere il nostro “vivere quotidiano” più gradevole. Lavorare in un ambiente con una serie di confort ci permette di lavorare meglio e con più efficacia. Nelle attività imprenditoriali il giusto equilibrio fra confort ed economicità va trovato di volta in volta.
Non possiamo permetterci di acquistare solo cose “strettamente indispensabili” ma dobbiamo gratificarci con qualche “confort” in più come ad esempio una poltrona più comoda o un aperitivo con i collaboratori. Per fare questo dobbiamo prima di tutto indicare un elenco di priorità.
Un modo per indicare la priorità è simile a quello della “to do list” con un numero più basso più alta è l’urgenza di acquistare un determinato prodotto.
Un ultimo motivo per fare un elenco delle cose da comprare (importante sia in famiglia che sul lavoro) è che può aiutarci a definire un limite di spesa coerente con il nostro budget a disposizione.
Accanto a ciascun prodotto potremo definire un costo massimo che siamo disposti a sostenere per un determinato prodotto. Questo sarà per noi punto di riferimento quando andremo concretamente a comprare un prodotto.
Riassumiamo i motivi per fare una lista di cosa da comprare
- Per ricordare;
- Risparmiare;
- Avere una visione delle priorità;
- Rispettare un budget di spesa.
Come si scrive una lista delle cose da comprare?
Mentre abbiamo detto che per la “to do list” è utile scrivere su carta perché questo ci aiuta a fissare meglio i punti fermi del nostro lavoro, nel caso della lista delle cose da comprare sarà più utile un elenco in formato digitale.
Quale programma è meglio utilizzare per scrivere la lista? È sufficiente un semplice foglio di scrittura (Microsoft Word o Open Office Writer). Non dobbiamo complicare la cosa con un foglio di calcolo perché dobbiamo sempre ricordare di fare le cose nel modo più semplice possibile.
Perché dovremmo scrivere la lista su un editor di testo? Spesso i prodotti di una lista di cose da comprare sono prodotti che vengono acquistati periodicamente. La lista va stampata sul momento per un utilizzo immediato ma il suo modello deve rimanere registrato nei nostri computer per un utilizzo futuro. Avere a disposizione un modello “tipo” di lista della spesa abbrevi i tempi e ci permette di fare la spunta di quello che abbiamo bisogno e meno.
Se pensiamo alla lista della spesa domestica, possiamo prevedere un formato con tutti i prodotti che normalmente compriamo per la nostra quotidianità. Accanto a ciascuna voce possiamo indicare un quadratino che ci servirà per dare la spunta a quello che ci serve o non ci serve. Vediamo un semplice esempio:
Lista della spesa
- Latte [ ]
- Pane [ ]
- Farina [ ]
- Insalata [ ]
- Pomodori [ ]
- Pasta [ ]
Ecco questo è l’esempio di come potremo costruire la nostra semplice lista della spesa. Sceglieremo di spuntare di cui abbiamo bisogno o il contrario cancellare con una riga ciò di cui NON abbiamo bisogno.
In definitiva le liste come la “to buy list” e la “to do list” sembrano essere due momenti importanti della pianificazione del lavoro di ufficio e degli acquisti. Imparare a gestire correttamente le liste è una strategia semplice che può migliorare la qualità della vita e del lavoro.